TEMPO.CO, Jakarta - Dalam sehari, delapan jam bekerja rasanya tidak pernah cukup. Selalu saja ada pekerjaan yang belum diselesaikan. Jika terus menerus dibiarkan dapat menyebabkan pekerjaan menumpuk. Untuk mengatasinya, Anda membutuhkan manajemen waktu agar produktivitas dapat meningkat.
Julie Morgenstern, penulis buku terlaris dan pakar manajemen waktu, menawarkan cara meningkatkan produktivitas. Dia menekankan jadwal yang berbeda pada tiap orang dengan cara yang sama. "Manajer waktu terbaik di dunia adalah menyadari diri sendiri," ujarnya. Anda perlu mengerti berapa lama waktu yang dibutuhkan untuk melakukan sesuatu, dan berapa banyak waktu yang dianggap tepat untuk mengerjakan segala sesuatunya.
Morgenstern membagi tiga kerangka kerja untuk membagi hari Anda menjadi potongan waktu yang mudah dicerna. Mulailah dengan melihat tugas yang perlu Anda capai, lalu tentukan jenis ‘potongan’ yang paling sesuai dengan tujuan Anda. Ulangi sampai delapan jam penuh.
Baca juga: 6 Perubahan yang Harus Dilakukan Agar Karier Meningkat di 2018
Kapan strategi ini bekerja paling baik? "Bagi kebanyakan orang, pagi hari lebih baik untuk daya otak yang paling puncak," kata Morgenstern. Anda mungkin telah memperhatikan kalau inbox email Anda juga relatif sepi pada pukul satu, sehingga waktu itu baik jika digunakan untuk mengerjakan tugas yang memerlukan konsentrasi paling banyak.
Mengapa melakukannya? Latihan sprint 60 menit memberi ruang pada hari Anda untuk apa yang disebut Morgenstern "tugas legato," atau memilih pekerjaan atau tindakan apa yang harus dieksekusi tanpa gangguan. "Orang-orang merasa kewalahan oleh banyaknya prioritas. Oleh karena itu mereka mengecek email lalu mereka merasa telah menyelesaikan sesuatu. Tapi itu jebakan. Ini mencuri energi Anda. Ini mencuri waktu Anda," kata Morgenstern.
Dengan menyelesaikan hal yang paling penting di pagi hari, Anda bekerja dengan otak Anda dan bukannya melawannya. Tip pro Morgenstern: Untuk mengatasi tugas yang sangat sulit, susun dua sampai tiga blok 60 menit ini berturut-turut. Bekerja dua jam dengan efektif bisa berarti bekerja seminggu.
Baca juga: Riset: Pelamar Tolak Pekerjaan Jika Kecewa Saat Perekrutan
Kerjakan tugas - tugas utama lebih dulu (Depositphotos)
Bekerja 40-20
Jika gagasan memusatkan perhatian pada satu tugas selama 60 menit membuat Anda cemas, cobalah mengisi hari Anda dengan cara kerja 40-20 ini. Ambil 40 menit pertama setiap jam untuk mengerjakan tugas-tugas utama, lalu dinginkan kepala Anda dengan menjawab email atau berkomunikasi dengan rekan tim.
Kapan strategi ini bekerja paling baik? Morgenstern mengatakan metode ini bekerja paling baik di pagi atau sore hari.
Mengapa menggunakannya? Kelipatan 20 dapat meningkatkan produktivitas. Dalam istilah Goldilocks, jumlah waktu itu tidak terlalu lama dan tidak terlalu pendek, tapi tepat. "Anda bisa menyelesaikan banyak hal dalam 40 menit," kata Morgenstern. "Jika Anda mencoba melakukan 45 menit pada satu hal dan 15 di sisi lain, 15 menit itu selalu terlalu terburu-buru."
Tip dari Morgenstern: Tetaplah sesuai pada jadwal Anda, bahkan jika waktu Anda hampir habis. "Menepati janji itu penting. Tidak menepati justru akan menyulitkan nanti, " katanya. Pikirkan rencana harian Anda sebagai kontrak dengan diri Anda sendiri. Melanggar kesepakatan satu atau dua kali bukan masalah besar, tapi akhirnya, Anda mungkin akan merugi dan tidak butuh jadwal sama sekali.
20-20-20 interval kerja
Pendekatan tiga cabang dalam satu jam ini mencakup 20 menit untuk melakukan tugas kritis, 20 menit berkomitmen pada prioritas tingkat menengah, dan 20 menit komunikasi. Kapan strategi ini bekerja paling baik? Pada bagian dari hari Anda.
Mengapa menggunakannya? "Seiring berlalunya waktu, kita mendapat lebih banyak interupsi, permintaan menit-menit terakhir yang panik, dan lainnya," kata Morgenstern. Pengaturan ini memberi ruang bagi Anda untuk terus mengerjakan tugas yang mungkin bisa Anda jalani, sambil tetap menyisihkan waktu untuk kebutuhan sehari-hari Anda.
Tip dari Morgenstern: Pengaturan blok dua puluh menit sangat ideal untuk menyisihkan waktu bagi diri Anda sendiri: "Anda harus bisa beristirahat 20 menit dan lakukan segala sesuatu yang Anda ingin lakukan," katanya. Entah itu berarti berolahraga kilat, bermeditasi, atau ngobrol dengan teman Anda.
